Почему заказчику важно знать о ходе подготовки
Даже при слаженной работе команды заказчик может испытывать беспокойство, если не получает своевременную информацию о ходе подготовки мероприятия.
По словам Арсена Длянчева, однажды команда агентства успешно выполняла все задачи: подрядчики были найдены, предоплаты внесены, площадка забронирована, а производство шло по графику. Однако клиент сообщил, что не понимает, на каком этапе находится проект.
Этот случай показал, что управление мероприятием и информирование заказчика — две отдельные обязанности агентства. Клиенту важно не только получить качественный результат, но и понимать, какие задачи уже выполнены, какие находятся в работе и требуют ли отдельные этапы его участия.
Особенно это актуально для корпоративных мероприятий, когда представитель компании отвечает за организацию перед руководством и должен быть готов предоставить информацию о подготовке.
Одна задача может включать десятки процессов
Организация масштабного мероприятия предполагает выполнение большого количества взаимосвязанных задач.
Например, при подготовке празднования 20-летия одной из компаний команда Unique Present Media Holding работала со списком из более чем 380 задач. При этом каждая из них могла включать несколько дополнительных этапов.
Так, изготовление приглашений потребовало производства коробок в Ташкенте, заказа планшетов в Китае, создания видеоконтента, тестирования устройств, комплектации наборов и организации доставки с участием автомобилей, моделей и мобилографов.
Для контроля подобных процессов в агентстве используется общий документ, где фиксируются задачи, ответственные сотрудники, сроки, этапы оплаты и текущий статус выполнения. Каждый проект курирует старший менеджер.
Дополнительно применяется внутренний бот, который фиксирует договорённости, напоминает сотрудникам о сроках и уведомляет руководство о возможных отклонениях от графика.
При планировании также предусматривается временной резерв на случай производственных задержек.
Прозрачность подготовки и коммуникация с клиентом
Наличие подробного плана не освобождает агентство от необходимости регулярно информировать заказчика о ходе работ.
В Unique Present Media Holding формат коммуникации определяется с учётом особенностей проекта и предпочтений клиента. Это могут быть письменные отчёты, сообщения в рабочих группах, телефонные разговоры или видеозвонки.
В одном из проектов письменных отчётов оказалось недостаточно. Чтобы продемонстрировать заказчику фактическую готовность продукции, команда организовала видеозвонок непосредственно с производства, показав процесс печати, готовые материалы и отгрузку.
«У нас был проект, в котором регулярное обновление письменных статусов не снимало напряжения заказчика. Мы отправляли ему актуальную информацию, но понимали, что у него остаётся много вопросов. Тогда организовали видеозвонок прямо с производства: показали процесс печати, готовую продукцию и отгрузку, и после этого он успокоился. Для него оказалось важно увидеть результат своими глазами» - рассказывает Арсен Длянчев.
По мнению Арсена Длянчева, эффективность коммуникации определяется не количеством отправленных сообщений, а тем, насколько полно заказчик получает необходимую информацию.
Как агентство решает непредвиденные проблемы
При подготовке мероприятий могут возникать технические неисправности, задержки поставок и другие обстоятельства, влияющие на сроки.
Для снижения подобных рисков Unique Present Media Holding формирует базу проверенных подрядчиков. На каждую позицию предусмотрено не менее трёх альтернативных исполнителей, что позволяет оперативно находить замену при необходимости.
Если возникшая проблема влияет на бюджет или концепцию мероприятия, агентство разрабатывает возможные решения и согласовывает их с заказчиком.
«В одном из проектов мы отправляли материалы из Китая. Подрядчик прислал видео погрузки, но перед вылетом груз сняли с рейса, поскольку самолёт понадобился для другой перевозки. Отправку перенесли на следующий рейс, и часть материалов уже не успевала к началу мероприятия. Мы предложили ускоренную доставку, но заказчик посчитал дополнительные расходы неоправданными. Тогда мы изменили всю механику: доставили вещи после мероприятия, дополнив их фотографиями с события. Так доставка стала ещё одним поводом связаться с гостями и напомнить им о встрече» - поделился основатель.
Таким образом, возникшая логистическая проблема была решена без увеличения согласованного бюджета.
Какие решения остаются за заказчиком
Передача организации мероприятия агентству не означает полного исключения клиента из процесса подготовки.
Заказчик продолжает участвовать в согласовании визуальных материалов, оформления, раздаточной продукции и других элементов, требующих корпоративного одобрения.
При этом агентство должно заранее обозначать сроки принятия решений и возможные последствия задержек.
Особое значение согласование имеет при организации мероприятий высокого протокольного уровня, где использование неподтверждённых материалов может быть недопустимым.
Отдельное внимание уделяется внутренней проверке готовности площадки. Перед передачей результата заказчику её осматривают ответственные руководители проекта. Для технически сложных церемоний дополнительно проводятся репетиции и проверки с участием артистов и других специалистов.
Такой подход позволяет заказчику в день мероприятия сосредоточиться на гостях, партнёрах и программе, не занимаясь контролем монтажа и работой подрядчиков.
На что обратить внимание при выборе event-агентства
По мнению Арсена Длянчева, при выборе организатора мероприятий необходимо оценивать не только портфолио, креативные предложения и стоимость услуг, но и систему управления проектами.
Предприниматель рекомендует заранее выяснить:
1. Как организована отчётность: предусмотрен ли общий план подготовки и кто информирует заказчика о ключевых изменениях.
2. Кто контролирует сроки: как агентство отслеживает выполнение договорённостей и реагирует на задержки.
3. Как решаются непредвиденные ситуации: имеются ли резервные подрядчики и кто отвечает за их привлечение.
4. Какие решения принимает клиент: определены ли границы ответственности и полномочий сторон.
5. Как проверяется готовность площадки: проводится ли внутренняя приёмка до передачи результата заказчику.
Ответы на эти вопросы позволяют оценить, насколько агентство готово самостоятельно управлять всеми этапами организации мероприятия.
16 лет опыта в организации мероприятий
За 16 лет работы Unique Present Media Holding реализовала тысячи мероприятий различного масштаба. За это время компания сформировала систему управления проектами, объединяющую контроль исполнения, работу с подрядчиками и регулярную коммуникацию с заказчиками.
Основной принцип такого подхода заключается в том, чтобы клиент своевременно получал необходимую информацию и участвовал в ключевых решениях, не принимая на себя повседневную координацию организационных процессов.
Подробнее о реализованных проектах Unique Present Media Holding можно узнать на странице компании в Instagram.
Сайт: up.uz
На правах рекламы
Комментарии